1. INTRODUCTION
La présente Politique est établie par l’Association Sans But Lucratif FEDERIA (ci-après « Nous », « le Responsable du traitement » ou « FEDERIA»), immatriculée à la Banque Carrefour des Entreprises sous le numéro 1011.335.757 et dont le siège social se situe au 6 Avenue Pasteur à 1300 Wavre.
FEDERIA doit être entendue comme Responsable du traitement au sens du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données abrogeant la directive 95/46/CE (ci-après, « RGPD »), en ce qu’elle traite les données à caractère personnel des utilisateurs de son site web https://federia-legal.org (ci-après, « le site web »). Les utilisateurs sont ci-après également désignées comme étant les « personnes concernées » ou « vous ».
L’objectif de cette Politique est d’exposer en toute transparence comment vos données à caractère personnel sont collectées, traitées et conservées par FEDERIA afin de démontrer la conformité de l’ASBL avec les prescrits légaux.
Pour FEDERIA, le respect de la vie privée et la protection des données font en effet partie des valeurs essentielles que l’ASBL véhicule.
2. NOTIONS ESSENTIELLES
Au sens de la présente Politique, il faut entendre par « données à caractère personnel », toute information permettant de vous identifier, en tant que personne physique, directement ou indirectement.
Par exemple : un nom, un prénom, une adresse e-mail.
Il faut entendre par « traitement des données à caractère personnel », toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel.
Par exemple : la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction.
Il faut entendre par « Responsable du traitement », la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement ; en l’espèce, FEDERIA est Responsable du traitement.
Il faut entendre par « sous-traitant », la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du Responsable du traitement.
3. QUELLES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL TRAITONS-NOUS ? ET PAR QUEL(S) MOYEN(S) Y AVONS-NOUS ACCÈS ?
Catégories de données traitées
Pour la réalisation des finalités de traitement listées ci-après, FEDERIA est amenée à traiter les catégories, pertinentes et nécessaires, des données à caractère personnel suivantes :
Données d’identification personnelle : nom et prénom ;
Données d’identification électronique : adresse e-mail et mot de passe ;
Toute autre donnée communiquée volontairement par la personne concernée notamment dans le cadre des services proposés au travers de la plateforme
Catégories particulières de données
En principe, FEDERIA ne traite pas de catégories particulières de données à caractère personnel révélant votre origine raciale ou ethnique, vos opinions politiques, vos convictions religieuses ou philosophiques, votre appartenance syndicale, vos données génétiques, vos données biométriques, vos données de santé ou les données concernant votre vie sexuelle ou votre orientation sexuelle, sans votre consentement explicite.
Données à caractère non personnel
Il est possible que FEDERIA soit également amenée à récolter des données à caractère non personnel.
Ces données sont qualifiées de données à caractère non personnel car elles ne permettent pas d’identifier directement ou indirectement une personne en particulier. Elles pourront dès lors être utilisées à quelques fins que ce soit. Ainsi, les données anonymisées à des fins d’analyse agrégée ou d’étude de marché ne sont pas considérées comme des données à caractère personnel.
En revanche, dans l’hypothèse où des données à caractère non personnel seraient combinées à des données à caractère personnel, de sorte qu’une identification des personnes concernées serait possible, ces données seront traitées comme des données à caractère personnel jusqu’à ce que leur rapprochement avec une personne particulière soit rendu impossible.
Méthodes de collecte
Vos données à caractère personnel sont collectées directement auprès de vous, notamment lorsque vous devenez membre FEDERIA ou lorsque vous nous contactez.
Conséquence en cas de non-fourniture de ces données
La fourniture de certaines des données mentionnées ci-dessus sont nécessaires pour accéder à certains services proposés par FEDERIA, notamment la création d’un compte utilisateur.
Dans le cas où la personne concernée ne fournit pas les données à caractère personnel demandées par FEDERIA, il est possible que la personne concernée ne puisse pas se connecter ni accéder à certains services proposés par le site web.
4. POURQUOI TRAITONS-NOUS VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ? ET SUR QUELLES BASES LÉGALES TRAITONS-NOUS VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ?
Nous traitons vos données à caractère personnel pour des finalités déterminées et fondées sur les bases légales pertinentes, selon le tableau suivant :
BASE LÉGALE | FINALITÉ |
Art. 6, 1., b) RGPD : Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci. | Vos données à caractère personnel sont traitées pour : – La gestion et la connexion à votre compte utilisateur – la gestion et la prestation des services commandés au travers de la plateforme |
Art. 6, 1., c) RGPD : Le traitement est nécessaire au respect des obligations légales de FEDERIA. | Vos données à caractère personnel sont traitées à des fins de gestion de vos demandes liées à l’exercice de vos droits. |
Art. 6, 1., f) RGPD : Le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par FEDERIA. | Vos données à caractère personnel sont traitées à des fins de : – Gestion de vos demandes de contact, questions, avis et remarques, dans l’intérêt légitime de FEDERIA à vous proposer des services répondant à vos attentes ; – Sauvegarde et défense des intérêts de FEDERIA, dans son intérêt légitime à se défendre si un conflit intervient dans sa relation avec vous ; – Gestion des fonctionnalités du site web, dans l’intérêt légitime de FEDERIA à vous proposer un site web fonctionnel. S’agissant du traitement se fondant sur cette base légale en particulier, nous veillons toujours à ce qu’il y ait un équilibre entre vos droits et intérêts et ceux de FEDERIA. |
Traitements non-encore envisagés | FEDERIA peut être amenée à effectuer des traitements qui ne sont pas encore prévus dans la présente Politique de confidentialité. Dans ce cas, vous serez contacté par nos soins avant toute réutilisation de vos données à caractère personnel afin de vous informer des traitements non encore envisagés et vous donner la possibilité, le cas échéant, de les refuser. |
5. QUI A ACCÈS À VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ?
Communication interne
L’accès à vos données à caractère personnel est strictement limité, au sein de FEDERIA, aux seules personnes habilitées, notamment pour la gestion de vos échanges avec FEDERIA en cas de prise de contact ou pour la gestion de votre compte utilisateur.
Communication externe
Nous ne vendons ni ne transférons de quelque manière que ce soit vos données à caractère personnel à des tiers.
Néanmoins, dans le cadre de nos activités, il peut nous arriver de partager vos données avec nos partenaires et sous-traitants de confiance, agissant conformément à nos instructions, soit :
L’entreprise d’hébergement du site web ;
L’entreprise chargée de la gestion du site web ;
Les partenaires de FEDERIA lorsque le service demandé par l’utilisateur le nécessite.
Il est également possible que FEDERIA soit tenue de divulguer certaines de vos données à caractère personnel à des tiers autorisés à en connaître, notamment dans les cas suivants :
Les autorités ou conseillers juridiques en cas de suspicion de comportement criminel ou inapproprié ;
Les autorités, conseillers juridiques ou à tout autre acteur similaire, lorsque la loi l’exige ou lorsque nous y sommes conviés par ladite autorité.
Stockage et transferts des données
Les données à caractère personnel collectées par FEDERIA sont stockées et traitées à l’intérieur de l’Union européenne.
En principe, aucune de vos données à caractère personnel n’est transférée à des pays tiers, situés en dehors de l’Union européenne ou à des organisations internationales. Si cela devait néanmoins devenir le cas, nous nous engageons à prendre les mesures de sécurité appropriées afin de garantir un niveau de protection suffisant de vos données à caractère personnel.
6. PENDANT COMBIEN DE TEMPS GARDONS-NOUS VOS DONNÉES ?
FEDERIA traite vos données à caractère personnel pendant la durée strictement nécessaire afin d’atteindre les finalités spécifiques, telles que développées ci-avant, en raison desquelles le traitement est effectué.
Archivage en base active | Archivage en base intermédiaire | Justification |
Données liées aux demandes de contact | ||
Le temps nécessaire afin de traiter et de répondre à la demande de contact. | / | Nous n’avons pas besoin de conserver ces données davantage, une fois la demande répondue. |
Données liées à l’adhésion et aux demandes d’assistance | ||
Pendant toute la durée où la personne concernée est membre FEDERIA. | 10 ans à partir de la fin de l’adhésion. | Conformément au délai de prescription légale (art. 2262bis de l’ancien Code civil). |
7. QUELLES SONT LES MESURES DE SÉCURITÉ MISES EN PLACE AUTOUR DE VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ?
Nous donnons la priorité à la protection de vos données à caractère personnel et travaillons donc activement pour que vos données soient protégées contre la perte, le vol, l’usage abusif, l’altération, la divulgation ou l’utilisation non autorisée. Par conséquent, nous prenons les mesures que l’on peut raisonnablement attendre afin que vos données à caractère personnel soient traitées en toute sécurité et conformément à la présente Politique et au RGPD.
Cependant, les transferts de données sur Internet et les réseaux mobiles ne peuvent jamais se faire sans aucun risque. Il est par conséquent important que les personnes concernées prennent également la responsabilité de s’assurer que leurs données soient bien protégées, notamment en s’assurant que leurs données de connexion restent secrètes.
Si malgré ces mesures de sécurité, vos données sont détruites, perdues, altérées ou divulguées, nous nous engageons à agir rapidement afin d’identifier la cause du problème et à prendre les mesures adéquates, conformément aux prescrits légaux en matière de protection des données à caractère personnel.
8. QUELS SONT VOS DROITS ?
En tant que personne concernée par le traitement de vos données à caractère personnel, vous disposez d’un certain nombre de droits concernant l’accès et le contrôle de vos données à caractère personnel, notamment :
Un droit d’accès : en exerçant ce droit, vous pouvez obtenir sur simple demande et gratuitement une copie (y compris sous format électronique) de vos données à caractère personnel. Vous pouvez également demander à avoir accès à toute une série d’informations, notamment les finalités du traitement, les destinataires, etc.
Dans l’hypothèse où vous nous demandez des copies supplémentaires, nous pourrons néanmoins vous exiger le paiement de frais raisonnables, basés sur les coûts administratifs.
Un droit de rectification : en exerçant ce droit, vous pouvez rectifier, compléter ou supprimer vos données à caractère personnel qui seraient inexactes, incomplètes ou non pertinentes.
Dans l’hypothèse où nous avons rendu vos données accessibles à d’autres entités, nous avons l’obligation de prendre toutes les mesures nécessaires pour informer ces entités de votre demande de rectification.
Un droit à l’effacement: sauf exceptions, vous avez le droit de nous demander d’effacer vos données.
Dans l’hypothèse où nous avons rendu vos données accessibles à d’autres entités, nous avons l’obligation de prendre toutes les mesures nécessaires pour informer ces entités de votre demande d’oubli.
Un droit à la limitation de traitement: dans certaines hypothèses, vous avez le droit d’obtenir la limitation du traitement sur vos données à caractère personnel.
Dans l’hypothèse où nous avons rendu vos données accessibles à d’autres entités, nous avons l’obligation de prendre toutes les mesures nécessaires pour informer ces entités de votre demande de limitation au traitement.
Un droit à la portabilité de vos données à caractère personnel: vous pouvez, dans certaines hypothèses, demander à recevoir gratuitement vos données à caractère personnel dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, en vue notamment de les transmettre à un autre responsable du traitement.
Un droit d’opposition: lorsque le traitement de vos données est réalisé sur base de notre intérêt légitime, vous pouvez à tout moment vous opposer à l’usage de vos données à cette fin, sauf si nous démontrons qu’il existe des motifs légitimes et impérieux prévalant sur vos droits et intérêts.
Un droit de retrait de votre consentement : vous pouvez retirer à tout moment votre consentement, dans le cas où ce dernier est la base légale du traitement de vos données.
Pour exercer ces droits ou pour toute question et/ou réclamation relatives à la présente Politique de confidentialité, veuillez adresser une demande écrite (y compris sous format électronique), datée et signée, à l’attention de FEDERIA selon les coordonnées de contact reprises ci-dessous.
Votre demande doit indiquer le(s) droit(s) que vous souhaitez exercer. Nous sommes susceptibles de vous demander la fourniture d’une preuve de votre identité pour des raisons de sécurité, afin d’empêcher la divulgation non autorisée ou l’utilisation abusive de vos données à caractère personnel.
Nous disposerons alors d’un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande pour vous répondre. Ce délai peut être prolongé de 2 mois, compte tenu de la complexité ou du nombre de demandes. Le cas échéant, ce délai ne pourra être prolongé que dans la mesure où vous en avez été informé, et que les motivations justifiant ce report vous ont été communiquées.
Dans l’hypothèse où nous décidons de ne pas donner suite à votre demande, nous vous informerons sur les motifs de notre refus ou de notre inaction.
9. QUESTIONS, RÉCLAMATIONS OU PLAINTES
Si vous souhaitez réagir à l’une des pratiques décrites dans la présente Politique, il vous est conseillé de prendre contact en premier lieu avec nous via les coordonnées suivantes :
FEDERIA ASBL
Avenue Pasteur 6
1300 Wavre
+32 10 39 54 40
federia@federia.immo
Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de l’autorité de protection des données belge :
Autorité de Protection des Données
Rue de la Presse, 35
1000 Bruxelles
Tél. + 32 2 274 48 00
Fax. + 32 2 274 48 35
Pour de plus amples informations sur les plaintes et voies de recours possibles, nous vous invitons à consulter les informations disponibles sur le site de l’Autorité de protection des données : https://www.autoriteprotectiondonnees.be
Enfin, il vous reste la possibilité de porter plainte devant les juridictions nationales compétentes.
10. MODIFICATIONS DE LA PRÉSENTE POLITIQUE
Nous avons le droit, à tout moment, d’apporter des modifications ou des ajouts à la présente Politique de confidentialité.
La dernière version de notre Politique de confidentialité sera toujours disponible via notre site web.
